• Gain de place:

La production de documents papier augmente régulièrement chaque année. Quelle surface ces documents occupent-ils dans votre organisation ?

• Partage de l’information, consultation:

Un document papier, même si sa méthode de classement est cohérente, est copié régulièrement pour information ou pour consultation, à condition que le détenteur de ce document soit présent ou disponible. Une fois numérisé, ce document est accessible à toute personne autorisée via votre réseau informatique, et ce, en quelques secondes.

• Sécurité:

La numérisation vous offre une sécurité complémentaire en cas de sinistre

• Economies:

Des études ont démontré que le coût annuel moyen d’impression par employé du tertiaire est supérieur à 10'000.-, la numérisation des documents réduit le nombre de copies d’au minimum 30%.

• Protection physique des documents originaux:

Que ce soit dans le cas de fonds photographiques ou patrimoniaux ou tout simplement de documents courants, toute manipulation, transport, exposition aux UV, passage dans un chargeur de photocopieur, a un impact non négligeable sur les documents. Un document qui circule de bureau en bureau peut être abimé, perdu ou tout simplement classé suivant la logique propre au dernier détenteur.

Les fonds photographiques et patrimoniaux sont d’autant plus sensibles aux manipulations et au vieillissement de part la matière même du support. Une photographie jauni, se terni avec le temps. La numérisation permet de sauvegarder et de restaurer l’image sous sa forme originale.

• Image de votre société:

Avez vous déjà dû rappeler un client ou un fournisseur car vous n’aviez pas l’information à portée de main ? Avez vous déjà cherché une information dans le bureau d’un collègue ? Un document au format électronique est accessible en quelques secondes. Pouvoir répondre immédiatement à un client apporte une énorme valeur ajoutée à votre entreprise.

• Intégration:

Une fois numérisés les documents peuvent être intégrés à une plateforme documentaire gérant les flux de travail, la notification, les droits d’accès, la consultation en ligne et un moteur de recherche performant qui permet la recherche des documents, également par leur contenu, en quelques secondes seulement.

• Ecologie:

La mise à disposition et partage de l’information sous forme électronique diminue énormément le nombre d’impression au sein d’une organisation. 60% des documents d’une entreprise sont des copies, optez pour le développement durable en participant à la réduction de l’utilisation de documents papier qui se retrouvent dans la corbeille à papier quelques minutes seulement après leur impression.

Toute entreprise désirant économiser du temps, de l’argent, de la place, voulant optimiser et contrôler ses flux documentaires est concernée par la numérisation. Nous traitons les demandes de numérisation d’un dossier comme de plusieurs dizaines de palettes avec les mêmes garanties de confidentialité et sécurité.

Chaque demande est unique, c’est la raison pour laquelle Secur’Archiv propose des prestations sur mesure afin de répondre à 100% aux exigences de ses clients.

Les documents peuvent être numérisés sous différents formats,

• PDF avec traitement OCR qui permet une recherche des information dans le contenu du fichier



• PDFA pour l’archivage électronique
• TIFF qui permet un post traitement de l’information (conversion en PDF, JPEG pour la mise en ligne,…)
• JPEG avec taux de compression variable suivant l’usage fait des fichiers: diffusion sur internet, publication…

sous différents paramètres,

• Noir / blanc, couleur, mode texte ou dégradé de gris
• Pages recto, recto verso
• Un fichier par page, intercalaire, dossier, classeur, boite ou varton d’archive…

et différentes prestations sont proposées:

• Retrait des agrafes, trombones, reliures….
• Restitution des documents à l’identique
• Indexation des fichiers, création de méta données
• Intégration des fichiers dans un logiciel de gestion des fichiers: droit d’accès, classement, recherche.
• Destruction confidentielle des documents après numérisation

Secur’Archiv vous propose différents types de prestations:

• Prise en charge de vos documents et numérisation dans ses locaux sécurisés
• Numérisation sur site sur demande ou de manière planifiée
• « Scan on demand » de vos archives stockées chez Secur’Archiv
• Mise à disposition de personnel et matériel sur site pour les opérations de longue durée
• Solutions de numérisation au quotidien dans vos locaux (courrier entrant, documents généraux, contrats…)

Quelques cas concrets de demandes de numérisation:

Opération mensuelle de numérisation sur site
Reprise d’archives pour consultation
Numérisation de photographies et de négatifs
Numérisation de classeurs pour des départements comptabilité, ressources humaines, recherche et développement…
Numérisation de certificats pour intégration dans un logiciel de Gestion Electronique de Documents
Numérisation pour mise en conformité des processus ISO
Numérisation de dossiers patients pour des cliniques privées
Société fiduciaire pour laquelle Secur’Archiv numérise les documents comptables de ses clients

Secur’Archiv dédie plus de 100 M2 de ses locaux sécurisés, aux opérations de numérisation.

Le centre de numérisation est composé:

• d’un espace de stockage sécurisé pour la réception des documents,



• d’un espace de préparation des documents,



• de deux espaces de scannage muni de 3 unités de scannage pouvant traiter jusqu’à 490 images à la minute,



• et d’un espace de consultation clos, réservé aux clients.



Les locaux sont sécurisés par les dernières technologies de détection incendie, détection d’effraction par capteurs et caméras ainsi qu’un contrôle des accès par clé, badge et code confidentiel.

Seules les personnes habilitées ont accès aux différentes zones.

Durant toute l’opération, les documents sont sous contrôle et protégés. Les fichiers issus du scannage sont stockés sur des disques durs externes placés dans un coffre fort en dehors des heures de travail. Ces mesures vous garantissent confidentialité et sécurité des informations.

Liens sur le code des obligations et l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes:

Code des obligations:
www.admin.ch/ch/f/rs/2/220.fr.pdf

Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes:
www.admin.ch/ch/f/rs/2/221.431.fr.pdf